仕事のスピードってどうやって決まるのかな？
早い人と遅い人には明確な違いがあるよね
働いていると、「仕事が早い」、「仕事が遅い」という言い方をされることがあります。
まったく同じような仕事をしているのに、人によってスピードがぜんぜん違うのはなぜなのでしょうか。
ほとんどの仕事において、スピードが遅いことが問題になることはないでしょう。
ここでは、仕事が早い人と遅い人を分けている要素を取り上げ、それぞれをどのように対応するのがいいのかを見ていきます。
目次
1.ゴールを明確にする
「これやっといて」みたいな仕事って確かにあるよね
そういう場合でも、いちいち目的を確認したいね
もっとも重要なのが、仕事の目的を明確にすることです。
とくに、若いうちは切り出されたタスクをしたり、突発的な業務に携わったりして目的が十分に共有されないことが多いです。
ちょっとした調査でも、上司がなんとなく調べておいてほしい、社内決裁に活用する、社外資料として違う場合でまったく異なります。
また、出来上がりのイメージ（アウトプットのイメージ）を確認するのも重要です。
実際に、過去にやったものやテンプレートがあったらそれを共有してもらったり、なければ、自分で「こんな感じのイメージでいいですか？」と確認しましょう。
ここがずれてしまっていると、仕事が完全に無駄になる可能性もあるので、注意が必要です。
2.手順を明確にする
目的が明確になってからは、手順を明確にしましょう。
慣れている仕事であれば問題ありませんが、初めてやるような仕事では確認したほうがいいでしょう。
このときに手順でわからないことがあれば、確認しておきましょう。
一覧の作業の中でわからない工程があると、仕事にかかる時間がわからず、期限に間に合わない可能性もあります。
早い段階で不明点をクリアにして、後はやるだけという状態にしましょう。
3.時間を管理する
目的と手順が明確であれば、次はタイムマネジメントです。
具体的にスケジュールを作成し、それをもとに仕事を進めましょう。
可能なら締め切りより前に設定し、1つ1つのタスクも多少の余裕をもって設定できるといいでしょう。
手順を踏まえて、時間がかかりそうなものは早めに手をつけたり、外部の協力が必要なものは相手のスケジュールを考慮したりするのもこのタイミングです。
待ち時間がなるべく出ないように調整しましょう。
なお、この時点でスケジュール的に難しいという場合には、納期についてこの段階で上司に相談するのもありです。
ポイントは納期直前になって、遅れそうという状態にならないようにすることです。
4.周りのサポートを得る
〇〇さんにお願いした仕事が止まっていて…
そこもコントロールするのが、あなたの仕事ですね
一部の単純な業務を除いて、会社の業務は自分一人で完結しない場合がほとんどでしょう。
とくに、自分の作業だけであればまだしも、ほかの人の仕事はコントロールが難しく、遅延の要因になります。
普段から関係を作っておくのも大事ですが、最初の時点で大まかにどれくらい時間がかかるのかを押さえておくと、ある程度のコントロールはできます。
また、自分の力だけでなく、周りの助けを活かしながらいかに仕事を進めるかという感覚を持つのが大事です。
仕事を手伝ってくれる人がいれば、格段に仕事は楽になりますし、慣れている人からアドバイスをもらうだけで格段に仕事が効率化することもあります。
5.完璧を目指さない
求められるクオリティは、仕事にもよりますが、完璧を目指すとスピードは遅くなります。
仕事が遅い人にありがちなのは、クオリティにこだわり、必要以上に時間をかけてしまうことです。
よほど正確性を求められている場合以外には、早めに進めてしまい、期限前に提出してフィードバックをもらう方が結果として、格段に速くなります。
できるところまで早く進めて、時間がかかりそうな部分は、後に回してしまってもいいでしょう。
6.仕事量を調整する
優秀な人、仕事を頼みやすい人は仕事量が多くなってしまいがちです。
いくら能力が高くても業務量が多すぎると、手が回らなくなります。
自分の業務をある程度コントロールするのも実は能力の1つです。
とくに企業が大きくなると、誰のためかよくわからない業務や謎のMTGなどが発生します。
実は辞めてもまったく問題ない業務などがあるので、無駄な業務を省くことで重要な仕事に取り組めます。
7.仕事を仕組み化する
自分の仕事を仕組み化すると、仕事のスピードは格段に上がります。
完全に定常的な業務であれば、システム化したり、マニュアル化して部下などに依頼したりすることもできます。
この業務はこの日にやると、決めておくとメリハリがついて早くなるということもあります。
既存業務を効率化したり、自分なりのルーティンを決めたりするのは、仕事のペースをコントロールするうえで有効です。
8.レスを早くする
非常によく指摘されることですが、忙しい人ほどレスが早いです。
後回しにすると、そのタイミングでまた時間がかかり、二重に時間がかかるので、即レスをしているわけです。
仕事が遅い人は、考えたり、後回しにしたりするために、仕事がなかなか進まないということがよくあります。
9.トラブルに強い
仕事が早い人は、柔軟性が高く、突発的なトラブルにも強いです。
どんな仕事でもやっている最中で変わることは往々にしてあるので、時間や手順に固執しすぎずに、対応する必要があります。
解決型の思考で、代替案を考えたり、冷静に問題を解決したりすることで、一部の仕事がずれても全体としては問題がない状況が作れます。
10.改善し続けている
自分の知る限り、仕事が早い人はさまざまな工夫をしています。
ショートカットを覚えたり、簡単なマクロを作ったりといったレベルからMTGの効率化やリモートワークの導入など多岐にわたります。
たとえば、1ヶ月間、定時で帰ってみたり、既存の業務を効率化できないか徹底的に考えてみたりすると見えてくるものがあるかもしれません。
さらに知っておきたいこと
ここでは、仕事のスピードアップについて見てきました。
いきなりすべてをやるのは難しいかもしれませんが、少しずつ改善を積み上げていくことで、仕事のスピードもクオリティも上げていくことができます。
ほかにも仕事やキャリアについての記事がありますので、こちらも合わせてどうぞ。